Menu
התאוריה של איך מסעדה צריכה לפעול" כבר לא מספיקה! צריכים לחוות את התהליך ולשפר מעת לעת.. אז איך עושים זאת? אם אתם מרגישים שהגעתם למצב של שחיקה.. העובד לא מגיע, הגריל לא עובד, המנדף נתקע, לא מצליחים לעמוד בציפיות של הלקוח, מתקשים לתפעל את הסרוויס ברגעים הכי קריטיים, אתם מסבירים את עצמכם יותר מידי פעמים, כנראה שאתם חייבים לעשות סדר בכל מה שקשור לתפקוד היומי ולניהול המקום, הכל מתחיל ונגמר בתכנון ובתרגול תמידי אז איך נגיע למגמה חיובית?
שעות הפעילות של כל מסעדה סטנדרטית (למעט מקומות באזורי שדה תעופה תחנות אוטובוס צמתים ובאזורים עם תנועה רבה בכל שעות היום) נעה בין השעות 12-15 ובין השעות 19-23 בבתי קפה בין השעות 7-15 ארוחת בוקר, צהרים, ערב. על כן חשוב בעת התכנון של המסעדה לחשב את אזור ההסעדה, ואת צפי הקיבולת של הסועדים בשעות החזקות, וזמני השהיה של הסועד בממוצע בהתאם לאופי השירות והמוסד. ישנו הבדל בין מסעדת מזון מהיר, מסעדת שף ,ובית קפה במידה ולא יהיה לנו מקום להכיל את כמות הסועדים הלקוחות שלנו יפגשו את המתחרים. אנו לא תמיד יודעים לצפות את כמות הסועדים בפועל, וגם אם כן לא תמיד השטח של המסעדה עונה על הצורך אז איך נתגבר על הסיטואציה ואיך נתפעל זאת נכון?
ישנן מספר נקודות שאנו צריכים לקחת בחשבון תכנון הושבה והעמדת שולחנות במסעדה. קיצור והגבלת זמן השהייה של הסועדים, שירות ומענה מהיר, שימוש בתוכנות דיגיטליות לשיפור יעילות השירות, תכנון מקדים קידום מנהלות של המטבח, וצוות המלצרים.
ניצול השטח בצורה מקסימלית יקבע ע"י מדידה וניתוח נכון של אופי הקהל שמגיע לבקר אצלנו בתדירות גבוהה משפחות, חברים, זוגות ,מה שישפיע על גודל השולחנות ומיקומם בשטח המסעדה, לדוגמא : זוגות יעדיפו לשבת במקום אינטימי או על הבר, למשפחות וקבוצות זה פחות נחוץ, על כן יש לאפיין את הרגלי הישיבה של קהל היעד לבחון לעקוב מה הן ההרגלי ישיבה של הלקוחות שלכם לפי סטטוס, כך תוכלו לעול על הפערים וליצור סכמת ישיבה בהתאם.
"תקשורת" היא המפתח להצלחה במצב של ריבוי משימות הערכות של צוות המסעדה. נחלק את המסעדה למספר מחלקות: מטבח, פרונט, שרות לקוחות אירוח. חייבת להיות סינרגיה בין כל המחלקות נהלים ברורים לגבי כל תרחיש, או כל סיטואציה שיצאה מאיזון התקשורת חייבת להתבסס ע"י תזמונים, נתונים, ובדיקת סטטוס של כל מחלקה ומחלקה במסעדה, בשל כך נוכל להתגבר על כל עומס הצפוי או לא צפוי, להיות מוכנים כמה צעדים קדימה. אז ככה זה עובד מנהל המסעדה מכין את השף לצפי העבודה השף מכיר את הממוצעים של המנות (מנות חזקות או חלשות) מכין את הצוות ומתכנן את המלאי בהתאם ,תפקידו של מנהל המשמרת היא לא רק לחלק פקודות במהלך הסרוויס אלה להדריך ולהכין את צוות המלצרים לסרוויס בהתאם גם במצב רגיעה להיות בקונטרול ובכוונות, סדור שולחנות, ציוד, אריזות, פינויים, מלאים וכו' , שירות הלקוחות והמארחת מעדכנים את מצב הכניסות הצפוי מוזמנים מראש, ומזדמנים, מעדכנים את האחמ"ש והוא מתנהל מול כל הגורמים מטבח, פלור, צוות המלצרים, זוהי השיטה הפרקטית ביותר להתנהל ולהתגבר מול האתגר, בכך תוכלו לתפעל את המסעדה בצורה נכונה מבלי להישחק.
"תרגול צוות המסעדה" אחת האסטרטגיות החשובות במסעדה היא החשיבה קדימה, לדעת לתת מענה הולם, בכל שלב בארוחה. בכדי להגיע לתוצאות מקסימליות יש לערות הדרכה תאורטית ומעשית לצוות המסעדה (מלצרים, טבחים, שירות לקוחות)בצמוד לאיש מקצוע מנוסה. להקפיד על זמן הכשרה מתאים בכדי לרכוש את הפרקטיקה בצורה הטובה ביותר לעקוב ולשנן כך שבשעת מעשה התרגול יבוא לידי ביטוי.
שיפור מגמת התפעול של צוות המסעדה ע"י שימוש בתוכנות המשפרות את זמן התגובה של הצוות. אתם זוכרים את התקופה שהמלצר הגיע לשולחן וכתב על נייר את ההזמנה, בעידן הנוכחי קיימים בשוק מגוון תוכנות ומערכות המקילות על הפעילות השותפת שלנו, ומלוות אותנו משלב הסידור עבודה, עד שלב ההזמנה וסטטוס המכירות , תוכנות אלו מייעלות ומשפרות את זמן התגובה אל מול הלקוח, ניתן לקבל מגוון נתונים, סידורי עבודה, חוזה עבודה, ניהול מלאי, ממוצע לסועד, היסטוריה מכירה של מנות, ניהול ומעקב על משלוחים, מעקב תלונות לקוח וכו' כך ניתן לשפר בצורה משמעותית את זמן התגובה וההיתכנות אל מול הסועד.
בשעות ובזמנים עמוסים ניתן להגביל את זמני השהייה של הסועדים בהודעה מוקדמת בעת הזמנת השולחן, זהו דבר מקובל במסעדות ובתי קפה, ניתן להסביר לאורחים בצורה נעימה, על מגבלת זמן השהייה על מנת לתת ללקוחות נוספים את האפשרות לבקר במסעדה, חשוב להקפיד על זמן שהייה סביר, המתאים לאופי הארוחה, במידה והיו עיקובים בזמני הוצאת המנות יש להאריך את זמן השהייה של הסועד על מנת שלא נפגע בחוויה של הלקוח.
לעיתים אנו מגלים שאין פרופורציות בין שטח האחסון לצפי הכנסות שהוגדר בתכונית העסקית.
במידה והתפריט שלנו ארוך ומורכב מהמון חומרי גלם, או קצר מספיק, אך שטח האחסון במסעדה לא תואם לנפח העבודה, מכיוון שלא צפינו זאת בעת תכנון הפרויקט.., במקום להתגלגל ולפגוע בבטיחות העובדים, בטיחות מזון ולייצר בלאי ניתן להיוועץ עם איש מקצוע לגבי פתרונות אחסון בסוף השנה זה ישתלם לכם תחסכו המון בלאי, התעסקות עם עובדים, ותחסכו זמן יקר. יש את האפשרות לבקש מהספקים להקטין את הממוצע הזמנה, במידה והוא לא מגיע למינימום שנסגר בעת ההסכם, ולקבל סחורה ביותר פעימות ובכך לחסוך בשטח אחסון יומי, במקום שהסחורה תשכב אצלכם היא אצל הספק, החיסרון בפתרון הזה הוא זמן הקליטה של הספק ככל שיש ימי קליטת סחורה נוצרת שחיקה. על כן ניתן לשכור מחסן נוסף ולאחסן מוצרים עם תוקף ארוך להזמין בתחילת חודש ולנהל את המלאי בהתאם לצפי העבודה.
ציוד מקצועי התואם לתפריט ולאופי המזון המוצע ללקוחות מתאפיין בחיסכון באנרגיה, בכח אדם, בזמן תפעול ובפחת בכדי להבין זאת נחלק את המסעדה למספר מחלקות ולבחון את הצרכים של כל מחלקה ומחלקה אחל מציוד מקצועי עד לציוד המשמש את הפרט קיימת הדרכה מפורטת בנושא איך לבחור ציוד מתאים למסעדה טרום הקמה .
מחלקת המטבח:רוב הפעילות של המסעדה מתמקדת בשטח המטבח על כן עלינו להשקיע בציוד מטבח מתאים, בכדי לייעל כמה שיותר את העבודה. כך נוכל לחסוך באנרגיה, פחת, ובכח תפעול יקר .הכל מתורגם בסוף שנה להמון כסף. תארו לכם שחסכתם למשך שנה 1.5 עובדים שווה לערך של 120 אלף שח בממוצע, תוסיפו פחת ציוד, תקלות טכניות, צפיפות , פחת חומרי גלם וכו' במידה והציוד שלכם לא מסונכרן עם התפריט והטכניקות בישול, העבודה תהיה מסורבלת ובכך תגרום לשחיקה של צוות המטבח, להוצאות רבות של פחת בחומרי גלם, ובציוד שהוקם בשטחים לא ראליים, בכדי לסבר את האוזן תחשבו על רכבת שתיכננו אותה למסה של 10 קרונות והוספנו עליה עוד 5 קרונות מה תהייה התוצאה זה יפגע במהירות התגובה, חיי המדף של המנוע יתקצרו, טיפולים תקופתיים מעל הסטנדרט וכ' בדיוק אותן השלכות יש למטבח שלא התאים את עצמו לאופי התפריט ונפח העבודה, גם לאחר שבניתם את המטבח לפי הצפי ניתן לשפר ולבצע מקצה תיכונים זה שווה,ואף משתלם יותר מלהסתגל למצב ולכבות שריפות, אז תזמינו ציוד מקצועי שמתאים לצרכים שלכם.
אזור ההסעדה פרונט – הציוד של המסעדה, שולחנות, מקררים, מכונות קפה, מיזוג, דלפקים נגישים, בכדי לייעל את הסרוויס חשוב לוודא שכל הציוד בשטח ההסעדה נגיש ופרקטי לתפעול, הלקוחות שלנו מגיעים אלינו רעבים מרגע שהם נכנסים מיצי הקיבה שלהם מתחיל לפעול, הן מצפים לזמן תגובה מהיר וייעל, לקשר עין בכל שלב בארוחה, מלצר שעסוק באיך לטפל במזגן ובמוזיקה ומסתבך עם המגש רק יפגע בקצב השירות ויאריך את זמן התגובה, בחרו את הציוד שיוכל לקצר לכם את זמן השירות, ולייעל לכם את העבודה בשטח המסעדה בהתאם לאופי השירות שאתם מציעים, כמו זמזמים, מכשירי קשר לתקשורת בין צוות התפעול וכו' אין סוף לרעיות תשקיעו תרוויחו .
שרות לקוחות: האינטראקציה עם הלקוח היא הדבר הקריטי ביותר בענף ההסעדה התזמונים השותפים האינפורמציה והתקשורת בין אישית בין המסעדן ללקוח שווה ערך, להשקעה אין סופית של שיווק תמידי בכדי לייצר קהל פתוח וקבוע, לכן עלינו לוודא שאנו מצוידים בכל אמצעי, המסוגל לייעל לנו את השירות מול הלקוח, תוכנות הושבה, בקרה על קצב המשלוחים, ערוצי תקשורת עם הלקוח משלב ההזמנה עד ההספקה, שימוש באפליקציות, אתר הזמנות, ובתוכנות המשמשות לשיפור חווית הלקוח מייעלות לנו את העבודה בצורה דרמטית, השתמשו במשוב ובכלים אנליטיים לניתוח בקרות ותגובות של לקוחות, תהיו כמה שיותר נגישים זה שם המשחק בענף המסעדות בתי קפה ומזון מהיר.
יצר איתי קשר מסעדן והציע לי עבודה לנהל את המטבח , כנקודת פתיחה שאלתי אותו כמה מנהלי מטבח החלפתה בשנה האחרונה, הוא ענה לי במהירות בלי למצמץ 4 מנהלים, זה מעיד על ניהול כושל, אני בטוח שאין יציבות במסעדה שכזאת.
והסיבה לכך פשוטה חוסר מיקוד, התפרצויות וחוסר אינפורמציה, כדור שלג מתגלגל.
בכדי לשפר את רמת הביצועים של עובדי המסעדה וליצור נוחות וביטחון בסביבת העבודה, עלינו להקפיד להדריך ולהנחות את צוות המסעדה בכל הנוגע לנהלים ושיפור ביצועים, ע"י תוכן נגיש הדרכות ממוקדות שותפות בכל הנושאים החל מבטיחות מזון, בטיחות בעבודה, טכניקה ושיטת תפעול, תרגול מעשי ותאורטי, נהלי עבודה (ארוחות עובדים, הפסקות, זמני הגעה, בטיחות בעבוד, הטרדה מינית, בטיחות מזון וכו') ידע הוא כח שיוצר ביטחון לעבוד ומשפר את רמת הביצועים שלו בקבלת החלטות. על במידה ולא הסברנו את עצמנו בצורה ברורה אנו אשמים, ולא העובד. עלינו לקחת אחריות על כל המתרחש בסביבת העבודה, על כן אנו מחויבים להדריך את העובד בצורה ממוקדת.
איך עושים את זה – ספר הדרכות הנוגע בכל מה שקשור לנהלי עבודה והדרכה תפעולית, בטיחות מזון, שרות לקוחות, תפריט מזון ומשקאות, אני מאמין , החזון שלנו לחבר את העובד לDNA של המסעדה . יש לבצע הדרכות תקופתיות, בריף בכל משמרת לעובד (ממה מורכב בריף עליה למשמרת) נהלי עבודה ברורים לכל מחלקות המסעדה. בריף יומי המתייחס גם לשגיאות בתפעול שנעשו בעבר והסקת מסקנות. ישיבות עם צוות על בסיס שבועי לגבי התנהלות ושיפור מגמת התפעול במסעדה. ספר מסעדה המציג את כל הליקויים התפעוליים והסקת מסקנות, הדרכות ממוקדות המאפיינים תרחישים .
ניהול סדרי עדיפויות, הדרכות וסיכום שבועי. ספר מסעדה המציג את כל הליקויים התפעוליים והסקת מסקנות.
לסיכום : איך נתפעל מסעדה מבלי להישחק. – תזכרו שבמסעדה סטנדרטית הצוות סובל מריבוי משימות. השף הופך להיות הקניין, מנהל הסרוויס, משאבי אנוש, אחראי בטיחות ובטיחות מזון וכ'ו ניתן להציל סמכויות לחלק את כל המשימות בין צוות המסעדה בכדי לא להעמיס על המנהל הישיר .להשקיע בציוד מקצועי התואם לאופי המזון המוצע ללקוחות, ובכך לייעל את מהירות התגובה של צוות המסעדה , ולמנוע שחיקה של ופחת של ציוד. ניהול מלאי וניצול שטח האחסון ביחס לצפי ההכנסות ע"י שימוש בתוכנות וניתוח נתונים. שרות לקוחות ניתוח ע"י ניתוח בקורות ותגובות של הסועדים בדיגיטלי או ע"י משוב לקוחות בצורה עקבית.
נהלי עבודה לכל מחלקות המסעדה, בריף יומי המתייחס גם לשגיאות בתפעול שנעשו בעבר והסקת מסקנות. ישיבות עם צוות על בסיס שבועי לגבי התנהלות ושיפור מגמת התפעול במסעדה ניהול סדרי עדיפויות, הדרכות וסיכום שבועי. ספר מסעדה המציג את כל הליקויים התפעוליים והסקת מסקנות.