מסעדות בתי קפה ומזון מהיר ! השיטה שתעזור לכם לצמצם בכח אדם מבלי לפגוע בשירות, ובחוויה .

תוכן עניינים

רוצים להגיע לחסכון משמעותי גם במשאבים וגם בכח אדם מבלי לפגוע בחוויה, במוצר ובשירות. הקפידו על מספר כללים:

רוצים לגלות איך לחסוך בעובדי מטבח ומלצרים במסעדה ולמקסם כל שעת עבודה. כידוע לכם בין 20 / 30 אחוז מההוצאות של מוסדות המציעות מזון (מסעדות, בתי קפה, מזון מהיר, מלונות וכו') הוא צוות תפעולי. מנהלים, מלצרים, תלוי במודל העסקי ואופי המוסד. למרות  שישנן פערים בין מסעדות שף, בתי קפה, ומזון מהיר, בשירות בחוויה ובמורכבות המנות. בסופו של דבר המשימה של צוות המסעדה הוא לעמוד בסטנדרטים של המוצר, השירות , והחוויה, הכוללים עמידה בזמנים ועמידה בציפיות של הלקוח. בהיעדר או במחסור כח תפעול, לא יתאפשר לנו לתת שירות ראוי שיכסה אותנו בכל שלב בארוחה משעת ההזמנה ועד הפרידה שלנו מהסועד.

  תיאור קצר על חשיבותו של כח התפעול במסעדה : תארו לכם שרכשתם מכונה לייצור פיצות. בעלת משואה המורכבת מגלגל שיניים ושרשרת בעלת 12 חוליות מפלדת אל חלד. תעצרו ותשאלו את עצמכם מדוע היצרן קיבל החלטה, לשבץ למשואה שרשרת המורכבת דווקא מ – 12 חוליות ומחומר העשוי מפלדת אל חלד ? מדוע הוא לא בחר שרשרת בעלת 11 או 10 חוליות מעופרת או ברזל יצוק,  ובכך היה חוסך גם בכמות, וגם באיכות. מפס ייצור של מאות מכונות.. מה באמת הייתה מטרתו? כנראה שהייתה לו סיבה מוצדקת! אלה  שלכל חוליה בשרשרת יש ערך מוסף, והשפעה על היכולת של המשואה לתת תפוקה בהתאם. ובחר דווקא בחומר שאומנם יקר בטווח הקצר, אך משתלם לטווח הארוך. פחות בלאי ותקלות.

 אין ספק שהמטרה שלכם להגדיל את שורת הרווח וכמה שיותר, וכל שקל שתחסכו יגיע אליכם ישירות לכיס מבלי להשקיע בשיווק עשרות אלפי שקלים . אך מהתיאור הקצר שנתנו אנחנו למדים – שעלינו לחשוב קדימה, לאן העסק שלנו יגיע בטווח הארוך. במידה ונשמור על מצבה  תקינה שלא תגרום לשחיקה של העובדים, ופגיעה בזמן התגובה ובמענה של הלקוחות. ומצד שני יהיה לה ערך מוסף ולא תיתפש כבזבוז .

השיטה שתעזור לכם לחסוך בכח תפעול ותייצר ערך מוסף לכל שעה של עובד במסעדה שלכם.

 ראשית עליכם להבין שהערך מוסף של כח האדם במסעדה שלכם בה לידי ביטוי ביכולת שלו לייצר בזמן המשמרת. אם נסכם שמונה שעות של משמרת מתוכם 3/4 שעות מוגדרות כ עמוסות. ושאר הזמן מיועד לשמירה על סדר ארגון וקידום מנהלות, יוצא שכל עובד במהלך המשמרת עסוק נטו בייצור זה המצב הרצוי (שאליו אתם שואפים). אך מה קורה שבכל זאת אתם מזהים המון זמן פנוי,  נגדיר זאת "כבטלה סמויה" של צוות המסעדה. (ואני לא מדבר על זמנים קשים או מודל עסקי גרוע). פה הנקודה שבה אתם צריכים להתחיל לפעול ולחשב מסלול מחדש. כי כנראה לא חלקתם את המשימות והמטלות כראוי, מה שגורם לצוות להתנהל בצורה רובוטית. וכתוצאה מכך אתם מייצרים לכם עוד משרות עקיפות שאין להן ערך מוסף, אתם מכירים את הביטוי זה "לא התפקיד שלי". אני מאמין שאתם כמנהלים / מסעדנים  לא רוצים להיתפס מצד אחד מהסוג שמנפיצים משימות, אלה להתעסק תכלס שיש זמן פנוי אז קדימה להתאוורר (כולכם רוצים לשמור על אווירה נעימה). אבל מצד שני חשוב לכם שהעובד יעשה את העבודה על הצד הטוב ביותר ולא להיכנס למצב של בזבוז. 

מדוע חשוב לנצל את הזמן של העובד בצורה מקסימלית מבלי לפגוע כמובן בתנאים סוציאליים וברווחת העובד.

גם במידה והגעתם למצב שבו אתם עומדים ביעדים הפיננסים. אסור שהעובדים שלכם יורידו את הדופק משעת כניסתם למשמרת אלה להיפך נצלו את הזמן לתרגול והכשרות. והסיבה לכך פשוטה: מצב של שאננות מוביל לחוסר ריכוז ועייפות בקרב העובדים, ופוגע ביכולות התפוקה שלהם. במקרה שלכם זה שמירה על איכות המזון, והאירוח חוסר ריכוז ועייפות מוציאה מאיזון ובשורה התחתונה תפגע בתדמית של העובד ובלקוח.

חסכון בעובדים היא לא נוסחת קסם, יישמו צעד אחר צעד ותגיע לתוצאה בטוחה של חיסכון בכח תפעול. תוך שמירה על המוצר והשירות ומבלי לפגוע ברווחת העובד!

שלב המיפוי רכזו בטבלה את כל המשימות והמטלות ישירות, עקיפות, ומשתנות בכל מחלקה במסעדה שלכם.

נתחיל לבנות טבלה מרוכזת של כל המשימות והמטלות במסעדה החל מקליטת הסחורה ימי הספקה ימי הזמנה עד לשלב ההכנות וההערכות לסרוויס בכל מחלקה. במידה ויש לכם משימות עקיפות ומשתנו הנוגעות בסדר ניקיון וארגון, שלא מצדיקות משרה, הצילו סמכויות וחלקו אותם בין הצוותים. בנוסף השתמשו בקסם האישי שלכם למציאת פתרונות תפעוליים ע"י סיעור מוחות, דוגמה קלאסית לחיסכון בזמן: במידה וכל יום אנו מקבלים סחורה, מה שמצריך מאתנו עובד אחראי על קליטת הסחורה ושיבוצה במקומה, ניתן לצמצם זאת ע"י ימי הספקה קבועים ובכך נחסוך זמן תפעול יקר. בנוסף עליכם לזהות מוצרים המצריכים מאתכם זמן רב של הכנות מוקדמות, סננו ומצאו פתרונות תחלופה אצל הספקים שלכם כמו מוצרי מוכנים באיכות הרצויה. עליכם האחריות למדוד את ההערכות של כל מחלקה לפני ואחרי הסרוויס בזמן!! כמה זמן לוקח לנו לייצר ולפתוח פס או משמרת בפרונט או במטבח. ובשל כך תהיה לנו אינדיקציה ולוחות זמנים מדויקים ותהיה באפשרותכם לצמצם משרה/שעות מיותרות שמסתכמות לכם באלפי שקלים בסוף שנה.

השתמשו ביכולות שלכם להציל סמכויות ולחלק את המטלות והמשימות שלא מצדיקות איוש של עובד נוסף.

 לאחר שריכזתם את כל המשימות והמטלות במסעדה. תפעול, סדר, ניקיון, החזקה וניהול. אני מאמין שמצאת תפקידים ומטלות שאינם ברי איוש בשלב זה. מה שעליכם לעשות הוא להשתמש ביכולת תמרון שלכם ולהציל סמכויות ותתי תפקידים בין העובדים בכל המחלקות. ולבצע חלוקה של המטלות בהתאם לרמת הכישורים והיכולות של כל עובד .וזה בתנאי שאתם חורגים מתקציב העלויות כח האדם, ולא פוגעים באיכות המוצר והשירות ורווחת העובד.  במידה וזהיתם פערים כנראה שאתם צריכים לאייש משרה חדשה.

בחנו את רמת הביצועים והשכר של כל עובד במסעדה - ניתוח רמת מקצועיות ויכולת תפעולית של כל עובד במסעדה שלכם .

בצעו מחקר על כל עובד במסעדה מהי רמת המקצועיות והיכולות שלו בתפקיד. מהי רמת התפוקה של כל עובד בכל מחלקה, הן מבחינת עמידה בזמנים תוך שמירה על איכות המוצר.  והמסוגלות שלהם לשלב כמה משימות יחד במקביל, בטווח המצוי. ברגע שאתם מזהים חוסר יכולת לעמוד בציפיות ובתפוקה עליכם לבצע שינויים ולשבץ לתפקיד אחר / או להפנות אותו למקום אחר. בנוסף עליכם לדאוג לשבץ את העובד בימים ובשועות המתאימים לרמת השכר והיכולות שלו, מה שיוביל לחיסכון ושיפור היכלות התפעוליות שלכם.

השתמשו בלוח השנה שלכם. רכזו את השעות וימי העבודה העמוסים והפחות עמוסים במסעדה שלכם בכל שלב ביום.

רכזו את כל השעות והימים העמוסים בלוח שנה (בהתחשב בחגים / ואירועים צפויים) של המסעדה. בצעו מיפוי בקרב העובדים (כישורים / ושכר), והשתמשו בנתונים שעומדים לרשותכם לסידור העבודה. יכולת ושכר מול משימה שווה תפוקה רצויה העומדת בתקציב, ובכך תוציאו את המקסימום מהעובדים בדיוק בימים ובשעות החזקים. בימים חלשים ופחות מורכבים נדע לשבץ את האיש המתאים בהתאם לנפח ומורכבות העבודה והמחזוריות. חשוב להבין שעליכם לשמור גם על מכסת שעות תקינה לעובד במשמרת, ולשמור על רווחתו. לכן במידה ולא מתאפשר לכם לסנן שעות השתמשו בזמן לשיפור היכולות המקצועיות של הצוות. הכשרות ותרגול של הצוות ומעומדים חדשים, ובכך יתאפשר לכם לנצל בצורה מקסימלית את הזמן (גם בשעות מתות), ולהפוך אותם לנכס תפעולי וזמן להתמקצע שבסופו של דבר יחסוך לכם.

השתמשו בציוד שיקל על העובדים , ויחסוך לכם זמן וכח תפעול מיומן.

זהו השלב שבעצם אנו כמסעדנים תמיד מזניחים. אבל הוא הכי קריטי לצמצום בכח אדם ובשעות עבודה, הציוד שלנו ! שימוש בציוד חכם משפר את היכולות תפוקה שלנו ושומר על איכות המזון והשירות גם אם אותו איש מקצוע לא מספיק לבצע את העבודה כראוי בצורה עקבית הוא משפר את היכולת ביצועים של העובד. מה שעליכם לעשות הוא לבצע מחקר מעמיק בכל המחלקות המסעדה, ע"י תשאול העובדים מה יכול לקצר את זמן ההכנות וזמן התפעול השותף של המסעדה, בכל מחלקה ומחלקה במטבח ובפרונט. ערכו בדקיה מקיפה של אופי הציוד האם הוא מתאים והאם ניתן לרכוש ציוד שעונה על הצורך וישפר את היכולות.

ניתן דוגמה הכי פשוטה  – כמה זמן לוקח לנו לקצוץ עשר קילו עגבנייה לקוביות ("ברונואז" בשפה המקצועית) במידה ונשתמש בסכין בכדי לעמוד ביעדים של זמן ורמת האיכות, נצטרך לרכוש איש מקצוע בעל יכולות חיתוך פנומנליות, לשלם יותר, ולבזבז זמן תפעול יקר.

הפתרון הוא מאוד פשוט לרכוש מכונה מתאימה לקצוץ, המסוגלת לחתוך במהירות ובאיכות בהתאם לסטנדרט, מבלי לפגוע באיכות ובשל כך אנו חוסכים גם זמן תפעול וגם משפרים את רמת החיתוך, מבלי להיות תלויים באיש מקצוע ובזמנים.

לסיכום בצעו סדור עבודה חכם בהתאם לכל המשימות השבועיות והיכולות של כח האדם במסעדה שלכם.

 ברגע שביצעתם וניתחתם את כל הנתונים הקיימים שדברנו עליהם , המשימות, שעות וימי עומס, איכות כח התפעול. תהיה לכם את האפשרות לגשת לסידור עבודה בצורה מאוד פרקטית וממוקדת, מה שנישאר לנו רק לשחק עם המשמרות ע"י הנוסחה שברשותכם. 

ותזכרו ששווה לחסוך בכוח אדם אבל בתנאי שזה לא פוגע באיכות המזון, בשירות ובצפי ההכנסות של העסק, אנחנו כמסעדנים תמיד צריכים להיות ערוכים למקסימום עבודה, לגייס צוות טוב ולהכניס עבודה בהתאם,.

 בקצרה מתי מומלץ לחסוך בעובדי מטבח?

בתנאי שתשקיעו בציוד פרקטי, תתאימו את שטח המטבח והציוד בצורה מקסימלית לאופי התפריט, לעיתים גם אם צריך להשקיע סכום נכבד, בכדי שתהיה לנו את האפשרות לחסוך בצוות תפעול זה יהיה שווה, ומדוע? כי המטבח והציוד תמיד יהיה נוכח ונאמן לנו, הוא אף פעם לא חולה, ולא צריך לשלם לו פנסיה .

מתי אסור לנו לחסוך בעובדי מטבח!

ראשית עלינו לדעת במידה והגענו למצב שאנחנו במגמת חיסכון, כנראה שאנחנו בבעיה משהו לא עובד טוב!!, גם ברמת התוכנית עסקית.

כן חשוב להקפיד על חפיפה בין המשמרות, לא לעבור את מכסת השעות הרצויה, לנצל בצורה מקסימלית את שעות העבודה, מבלי לפגוע בעובד.

תזכרו שטבח זול (שלא מתאים לתפקיד) בסופו של דבר עולה לנו ביוקר – טבח לא מקצועי לא מיומן חסר ערכים או לא מרוצה יעלה לנו כפול מטבח, שהשכר שלו תואם לדרישות שלו ושל התפקיד.

טבח לא מרוצה ולא מקצועי יפגע לנו בציוד ובחומרי הגלם יצור לנו המון פחת , גם ברמת ניצול שעות העבודה וגם ברמת החומרי גלם והציוד.

תפקידכם כמנהלים הוא להשיג תוצאות באמצעות היצירתיות, האנרגיה והכישורים של העובדים שלכם .

מייק טייבל
  • תפסיקו לעבוד עם חובבנים.
  • החשיבות בגיוס כישרונות גם אם זה עולה לכם כמה שקלים יותר.
  • שומרים על עובדים וותיקים.
מייק טייבל
  • המקורות לגיוס אנשי צוות.
  • היכן מומלץ לפרסם דרושים.
  • מה הערוץ הכי אפקטיבי למציאת עובדים.
  • היכן ניתן לאתר עובדים למסעדות בתי קפה.

כמה עולה לנו טבח או מלצר?

מייק טייבל
  • כמה שווים העובדים שלכם מסעדות בתי קפה.
  • הנוסחה לקביעת ערך שכר לעובד לפי וותק / וכישורים.
  • כמה צריך לשלם לטבח / מלצר / מנהל.
מייק טייבל
  • בחינת המטלות לתיאור תפקיד..
  • איך להגדיר תפקיד בענף המסעדות.
  • בניית פרסונה של המעמד הפוטנציאלי לפני גיוס.
מייק טייבל
  • לנצל מהעובדים מקסימום 
  • איך תניעו את העובדים שלכם. 
  • איך לבצע הכשרה של עובדים בכדי לשיפור הביצועים. 
  • הדרכת עובדים שרשרת תאוריה ופרקטיקה בענף ההסעדה. 
  • עריכה ושמירה על נהלי עבודה במסעדה. 
מייק טייבל
  • לא מפספסים מעומדים גם אם אתם בתפוסה מלאה.
  • איך לשמור על יציבות בכל הנוגע לכח תפעולי במסעדה.
מייק טייבל
  • מה צריכים לוודא טרם העסקת עובד זר בענף ההסעדה. 
  • מה צריך לוודא טרם העסקת עובד מהרשות בענף ההסעדה. 
  • מה אומר החוק בדבר העסקת שוהים בלתי חוקיים. 
  • איך מתבצעת בפועל העסקת עובד זר? 
מייק טייבל
  • חסכון בעובדים בענף ההסעדה מה אסור מה מומלץ? 
  • השיטה לניצול הזמן של העובד להגשמת המטרות העסקיות. 
  • השיטה שתעזור לכם לחסוך בכח תפעול. 
  • היתרון בהאצלת סמכויות בענף ההסעדה. 
  • איך לבנות סדור עבודה חכם שישאיר לכם יותר כסף. 
  • האם מומלץ לחסוך בעובדי מטבח. 
  • איך לנצל את שעות העבודה בצורה מקסימלית גם בימים חלשים. 
מייק טייבל
  • שומרים על רף הכניסה לענף. 
  • אסור לכם לגרום לעובדים להגיע למצב של שחיקה. 
  • איך תגרמו לעובד להישאר ולהתפתח אצלכם. 
  • שמירה על האינטרס שלכם ושל העובד יד לוחצת יד. 
  • מתי לפטר עובד ומתי לא ? 
מייק טייבל
  • היתרון בהגדרת תפקיד וניתוח הצרכים התפעוליים בכל מחלקה. 
  • פעולות לביצוע בהגדרת תפקיד בענף ההסעדה. 
  • איך להגדיר תפקיד ולתת תיאור לתפקיד בענף ההסעדה. 
מייק טייבל
  • השלבים בגיוס וקליטה של עובד בענף ההסעדה. 
  • איך להעביר ראיון עבודה שיניב תוצאות בענף ההסעדה. 
  • החשיבות בראיון טלפוני ושאלון קצר לפני ראיון פרונטאלי. 
  • הדרך הבטוחה לגיוס וקליטת עובד בענף ההסעדה. 
  • רשימת ערכי סף ודרישות  לתפקיד בענף ההסעדה. 
מייק טייבל
  • הכירו את העובדים שלכם . 
  • מה הגישה הנכונה לעובד בענף ההסעדה. 
  • איך להפוך את העובד לכוכב. 
  •  למה נחוץ לבנות מערך תגמול לעובדים שלכם. 
  • סיום יחסי עבודה מכובד למה זה חשוב. 
מייק טייבל
  • איך לנסח מודעת דרושים אפקטיבית מסעדות בתי קפה. 
  • איך לנסח את הכותרת במודעת דרושים. 
  • תיאור התפקיד במודעת דרושים מה חשוב לציין. 
  • מודעת דרושים שתפנה לקהל שאתם מחפשים. 
  • מה האורך הנכון למודעת דרושים בענף ההסעדה. 
  • מה לא עושים במודעת דרושים. 
מייק טייבל
  • טיפים שיעזרו לכם לשמור על העובדים. 
  • הופכים את העובדים לשגרירים בענף ההסעדה. 
  • מתי להשקעת במשאבי למידה והכשרות. 
  • אל תשחקו את העובדים שלכם. 
  • איך לשמור על תקשורת טובה עם העובד. 

תגובה אחת

סגור לתגובות.