דמיינו לעצמכם שאתם יכולים לחסוך המון כסף, מבלי להשקיע המון כסף ואנרגיות (הגיע לא הגיע). מה שאתם צריכים זה רק לשמור על כמה כללים בעת ביצוע ההזמנה וקליטתה. קבלו את השיטה נוהל שתעשה לכם סדר נוהל קליטה הזמנה והחזרת מוצרים לספק.
שאלתם את עצמכם מדוע אתם בוחרים דווקא באנשי מקצוע עם ניסיון אם זה טבחים, מלצרים, וכו'. הסיבה מאוד פשוטה ידיים מקצועיות ומיומנות הוא המשאב בעל הערך הגבוהה ביותר במסעדה שלכם. ידיים מקצועיות ומיומנות שווה מקסימום תפוקה ומינימום פחת. הרי כל שקל שנעלם לכם היום, מצטבר לאלפי שקלים בסוף שנה וזו עובדה. לעיתים אנו נוזפים על טבח שנפלה לו עגבנייה על הרצפה בסרוויס שובר קופות (כי כל גרגיר מייצר לנו עוד ובצדק ).אבל בפועל מה קורה בין הכיסאות לפני שהמוצרים עלו לפסים. יש מישהו שמשגיח ובודק מה יגיע ואם הגיע? בוא תגלו את הנוהל קליטה הזמנה והחזרת מוצרים שיחסוך לכם אלפי שקלים בשנה.
כללים לביצוע ההזמנה מול הספק
- הזמנת הסחורה תתבצע אך ורק ע"י מערכת בצורה מתועדת (לא מומלץ לבצע הזמנה טלפונית) ללא תיעוד.
- במידה ואתם עובדים עם אפליקציית הזמנות יש לוודא מול הספק שההזמנה נקבלה.
- במידה ואיחרתם את מועד ההזמנה במערכת, וההזמנה נשלחה באיחור סביר צרו קשר עם הספק לוודא.
- הוספת מוצרים לאחר ביצוע הזמנה גם תתועד מולכם באישור הספק.
- עליכם להבין שהזמנות שישלחו שלא בימי ההזמנה או שעות ההזמנה כנראה לא התקבלו אצל הספק.
- בתקופות חגים ומועדים יש להתעדכן מול הספק ישירות על שינויים בימי הזמנה והפצה .
קבלה וקליטת הסחורה במסעדה.
- קליטת הסחורה תתבצע בתיאום טופס הזמנה מול תעודת משלוח / חשבונית, יש לסמן כל מוצר שהתקבל בתעודה.
- הקליטה תתבצע מול הנהג / הספק לוודא שאין חוסרים / החזרות.
- אין להשאיר סחורה מחוץ שטח המטבח.
- החתימה תתבצע בגוף התעודה לרבות שם החותם, אך ורק לאחר וידוי מוחלט שלא קיימים חוסרים / החזרות.
בעת קבלת החשבונית יש לוודא
- המחירים זהים לטופס הזמנה.
- שהמוצרים ארוזים היטב ללא פגם.
- יש לשקול חומרי גלם המגיעים במשקל.
- יש לבדוק את תוקף המוצרים.
- במידה וזיהנו מוצר חריג שאינו מופיע בקטגוריית מוצרים שלכם , בררו מול הספק.
- במידה ושעת האספקה חורגת מהזמן המקובל יש לעלות מול שירות הלקוחות של אותו הספק ובמידה ולא ניתן מענה יש לעדכן את מנהל הרכש.
נוהל החזרת מוצרים לספק בהסכם דשרות שלכם איתו.
- במידה וקיים חוסר / טעות במוצר / הפרש במחיר יש לסמן בתעודה, לעדכן מיד את הספק ובמידה ולא נפתרה הבעיה יש לעדכן את מנהל הרכש.
- במידה וקיים פגם במוצר יש לעדכן את הספק להחזרה.
- מוצרים המגיעים במשקל ובמידה וזיהנו חוסרים יש לציין בתעודה את ההפרש, וליצור קשר עם הספק לזיכוי ההפרשים.
- במידה וסופקו מוצרים עם סימני קלקול / פגי תוקף , יש לעדכן לאלתר את הסוכן / ספק לביצוע ריקול במידת הצורך.
- מוצרים שלא סופקו בהתאם להזמנה, יש לפנות לסוכן למציאת פתרון ובמידה ולא ניתן מענה יש לפנות למנהל שלו.