זה לא סוד שאחד האתגרים שפוקד אתכם היא התנהלות והתמודדות עם הספקים השונים. מה עליכם לעשות בכדי שהספק יעמוד בדרישות שנקבעו מראש, עוד בהסכם! התקשרות עם ספקים בענף המסעדות ובתי קפה.
להשיג שקט תעשייתי מספקים בענף המזון ומשקאות זה כמעט בלתי אפשרי. אבל מה כן אפשר לעשות בכדי שהספק יעמוד בדרישות שנקבעו במהלך ההסכם. ברמת טיב המוצר, ימי ההספקה שעות הגעה, השלמת חוסרים וכן הלאה. ראשית עליכם להכיר בשרשרת ההספקה. ולהבין שההתקשרות עם הספקים בענף המסעדות היא סוג של מערכת יחסים המושטת על אינטרס של שני הצדדים, נותן ומקבל בתמורה פשוט "אמנון ותמר". במיוחד היום שכל התקשורת עם הספק מתבצעת דרך מערכות ממוחשבות והקשר כמעט נעלם. אז איך בעצם אתם כמסעדנים תשיגו שקט תעשייתי מהספקים השונים.
כמה ידיים המוצר עובר עד שהוא מגיע אליכם?
ראשית עליכם להכיר את שרשרת ההספקה בענף המזון ומשקאות. סל המוצרים שלכם רגיש וכפוף לתקנים מחמירים הן בייצור, הן בשינוע, הן בתוקף. תוסיפו על זה את החקלאים התוצר עצמו" לפני עיבוד תלוי במשתנים רבים וכן הלאה.. כל תנודה בשוק או סטייה של היצרן תשפיע על כמות הייצור. אתם חייבים להכיר בעובדה שהמוצר שלכם עובר המון ידיים עד שהוא מגיע אליכם. מהחקלאי למפעל מהפס ייצור למשווק (סיטונאי), מהמשווק אליכם, במידה ויש לו צי של משאיות. סיטונאי המזון הבינו שלא משתלם להחזיק במוצר אחד ספציפי, ומספקות סל מוצרים רחב המאוחסן במרלוג. ומנהלות את המלאי בשיטת ה – VMI היצרן יוזם את ההזמנה ומנהל את המלאי ע"י חיבור למערכת המלאי. כתוצאה מכך שרשרת ההספקה עובדת בתור" ברגע שאחד מתנתק הכל מתנתק. בשורה התחתונה הלקוח קצה סופג!. עכשיו זה בידיים שלכם במידה ותקפידו לשמור על קשר רציף עם הספק תוכלו להתעדכן ולהיערך בהתאם.
מספר כללים שעלינו ליישם בכדי להשיג שקט תעשייתי מהספקים שלנו.
שמירה על מערכת יחסים יציבה.
נכון שהיום כבר הקשר עם הספק מתבצע באמצעות מערכת הזמנות ממוחשבת / מרכז הזמנות . הסוכנים בשטח עסוקים בגיוס לקוחות חדשים. אבל מה לעשות בשביל לקבל שרות טוב צריך להיות תמיד בעניינים. כל מה שעליכם לעשות לשמור על קשר תמידי לפחות פעם בשבוע להרים טלפון קצר. היי מה קורה בא נשב לקפה, יש משהו חדש?. תמיד תתעניינו ותשמרו על קשר שבועי, במידה ויש התפתחויות אני מאמין שהספק שלכם יעדכן אתכם בחוסרים בבעיות שינוע וזמני הספקה. צרו מצב של מחויבות הדדית ושקיפות עם הספק.
היערכות בתקופות חריגות.
השתדלו לא להפתיע את הספק שלכם עם בקשות הזויות ואם כן שזה יקרה בתדירות נמוכה. היערכו מראש לימים קשים , בדרך כלל בתקופות של חגים ובחופשים קיימת מצוקה של עובדים גם אצל הספקים שלכם. תתחשבו גם בהם, ותערכו בהתאם לצורך . תבנו לכם קובץ או תעלו לכם תזכורת בנייד לגבי שעות ההספקה וימי ההזמנה, אל תהפכו את הסוכן למזכירה שלכם. פשוט תגדילו ראש הרי בסופו של דבר עסקה טובה היא של שני הצדדים. ואני מאמין בעת הצורך הספק יהיה שם בשבילכם, כי הוא יבין שיש לו עסק עם מסעדן רציני ואחראי.
לסמן את המוצרים בעלי רמת צריכה גבוהה.
אם תחלקו את תמהיל המוצרים שלכם לקבוצות. תבחינו מיד במספר עובדות ישנם מוצרים בעלות צריכה גבוהה ובהישג יד שניתן גם לרכוש בסופר. וישנם מוצרים בעלות צריכה גבוהה שאינן נמצאים בהישג יד וגם א"כ הם נורא יקרים ולא ישתלם לכם לרכוש אותם. פשוט תגדילו ראש תחלקו את המוצרים שלכם לקבוצות ותסמנו אותם כמוצר בעלות צריכה גבוהה. ובביצוע ההזמנה תקפידו על מלאי ברזל מקדם של 20 אחוז יותר מהממוצע ככה בטוח לא תתקעו. ובכך תחסכו כסף, לחץ מיותר אצלכם ואצל הספק.
לעבוד עם ספק משני.
במידה ויש לכם מוצר בעל מכירות גבוהות , תעבדו עם ספק מישנה מידי פעם תזמינו ממנו סחורה בכדי לשמור עליו. ככה גם במקרה שנתקעתם או שקבלתם סחורה פגומה תהיה באפשרותכם להיעזר בו הרי מי לא רוצה שירכשו ממנו . היתרון בזה שגם הספק העיקרי שלכם ידאג לא לעשות טעויות כי יש לכם פתרון בהישג יד.