איך להקים צוות מסעדה איכותי ובעל מוטיבציה כל השלבים להקמת צוות מלצרים, טבחים, מנהלים.
השלבים להקמת צוות מסעדה איכותי שיודע לתת מענה ושומר על יציבות. קיימת שיטה גם לעסק בהקמה או מסעדה וותיקה. להקים צוות מסעדה איכותי כזה שיודע לתת מענה לצרכים של העסק, בעל משמעת ומוטיבציה הוא אתגר ואף מורכב. במיוחד בתקופה שקיימת אגירה שלילית מענף המזון ומשקאות .אז מה התהליך לבניית צוות מסעדה איך לבנות צוות מנצח למסעדה שלנו? אבל כזה שהוא נאמן, ומספיק מתורגל לעמוד בכל האתגרים הצפויים. להקים צוות איכותי קבוע ומתמיד למסעדה שלנו זה תהליך מורכב ומורט עצבים למי שחסר ניסיון.
מספר סיבות להקמה או ריענון צוות בענף המזון ומשקאות.
- – מסעדה חדשה (במידה ופתחנו מסעדה חדשה).
- – כישלון (במידה ואנו מתקשים לשמור על יציבות בכח אדם ) בעיות ארגוניות.
- – גיוס כח תפעול נוסף משרות פנויות (במידה והתפנתה לנו משרה).
מה התהליך הנכון לבניית צוות מנהלים, מלצרים, טבחים בענף המסעדות ובתי קפה.את הכותרת כאן
בין אם אתם פותחים מסעדה חדשה ונמצאים בשלבי ההקמה, ובין אם אתם מתפעלים מסעדה וותיקה ואתם מתקשים לשמור על יציבות כח האדם. עליכם מוטלת המשימה לבנות צוות איכותי, כזה שהוא מתורגל מקצועי ומגובש מספיק, ויודע לתת מענה לצרכים השותפים של המסעדה, מבלי להגיע לשחיקה. אלה שתמיד דוחף קדימה ונמצא במגמת שיפור. מה הן השלבים להקמת צוות מסעדה מיומן ומתורגל גם שיודע לכסות גם בתקופות משבר, שהן חלק מהשגרה של כל מסעדן.
רכזו את כל המשימות (ישירות ועקיפות) התפעוליות של המסעדה שלכם.כותרת כאן
שאלה ראשונה שאתם צריכים לשאול את עצמכם לפני שאתם מתחילים לבנות צוות למסעדה שלכם. איך תדעו עם אלו סוג של כלים, אופי וכמות הלוחמים לצאת למבצע , מבלי להכיר את המשימה?
בכדי שתהיה לנו את האפשרות להתאים את הצוות בצורה מדויקת וממוקדת, הן מבחינת כמות הן מבחינת איכות, לשפר ולהתאים את שיטת העבודה עלינו להכיר בכל המשימות, של העסק שלנו.
עלינו לחלק את המטלות והמשימות בצורה שווה וממוקדת בין הצוות. תחילה לפני שאנו בוחרים את המעומדים עלינו לרכז את כל המשימות . ולאחר מכן ולהתאים אותם לאופי בעל התפקיד מבחינת כישורים מקצועיים בכדי שהמבצע יצא מוצלח. ההתרון בריכוז המשימות הוא שליטה מלאה על הצרכים התפעוליים והמנהלים של העסק שלכם, כך תוכלו לייעל את המסעדה שלכם מבלי לצור שחיקה בקרב צוות המסעדה.
דוגמא לריכוז משימות – שיווק , סידורי עבודה וגיוס כח אדם, הזמנות, סדור סחורה, בטיחות במסעדה, בטיחות מזון, שרות לקוחות, הנהלת חשבונות וכו'.
מבנה הארגון של מסעדה משתנה בהתאם לאופי המוסד (בית מלון, מסעדה, קייטרינג, מזון מהיר) ככל שהעסק קטן יותר כמות הצוות יהיה מצומצם. אבל המשימות לא ישתנו, אלה יחולקו בין הצוות. למסעדת מזון מהיר אין תקציב למחלקת שיווק, או למחלקת משאבי אנוש, לכן מוטלת עלינו האחריות לחלק את כל המשימות בצורה שווה בין הנפשות הפועלות, בכדי לא לצור עומס וריבוי משימות על אדם אחד במסעדה מה שיוביל לירידה בתוצאות ושחיקה בקרב העובדים.
ריכוז משימות ישירות ועקיפות!
על כן עלינו לרכז את כל המשימות הישירות והעקיפות במסעדה ולחלק אותן בצורה שווה,. ההגדרה של משימה עקיפה / ישירה היא בהתאם לגודל הארגון או העסק. לצורך העניין "קליטת הסחורה בבית מלון תתבצע ע"י איש מקצוע שאחראי בצורה ישירה על המשימה "רסיבר" הוא אחראי על קליטת הסחורה בדיקה והתאמה של ההזמנה וקליטת הסחורה. במסעדת מזון מהיר סביר להניח שהנהל מסעדה יטפל בנושא, או משהו מטעמו טבח או עובד דלפק. למעשה במלון קליטת הסחורה היא משימה ישירה ובמסעדה קליטת הסחורה מוגדרת כמשימה עקיפה ללא הקצאה של איש מקצוע.
ברגע שלא נכיר את המשימות, לא נדע לגייס לארגן ולהתאים, את אופי וכמות אנשי הצוות במסעדה. מה שיגרום לבעיות תפעוליות קשות ולשחיקה שלנו ושל צוות המסעדה.
• היררכיה ומבנה הארגון הגידרו תפקיד לכל מחלקה במסעדה תוך האצלת סמכויות וחלוקת משימות בטווח היעיל ולא הסביל.
לכל משימה בעסק צריך להיות ערך מוסף, משימה שאין לה משמעות מכניסה אותנו למצב של בזבוז, באנרגיה, ובזמן יקר. חשיבות מבנה הארגון של המסעדה והחלוקה תפקידים, היא קריטית לתוצאות, ולשמירה על המנגנון התפעולי. היררכיה וחלוקת תפקידים לא תקינה תפגע לנו ביכולת להתפתח ולשמור על יציבות, הן מבחינת כח אדם הן מבחינה פיננסית.
דוגמא למבנה אגון של מסעדה ובית קפה – מחלקת ניהול : רואה חשבון, מנהל מסעדה, קניין, שף , אחמש"ים, סו שפים, מנהל הכנות, מנהל פלור וכו'. תפעול טבחים, מלצרים, שליחים, שוטפי כלים.
לכל איש מקצוע במסעדה מלצר, טבח, שותף כלים יש ערך מוסף מבחינה תפעולית, שמעצימה את היכולות שלנו לייצר.
• הגדירו את החזון והסטנדרטים של המסעדה שלכם ברמת המוצר, השירות, והחוויה.
שאני מדבר על סטנדרטים זה מתחיל מהרושם הראשוני, איך אתם מגיעים, איך אתם לבושים. איך אתם מתייחסים לעסק שלכם? ברמת הניקיון, האסתטיקה של האוכל, השרות, היחס לעובד, הרצון להתקדם, הפתיחות, המוסריות וכו' תכתבו כל דבר , תעשו סיעור מוחות יחד עם הצוות איך לשפר. תשתפו אותם בחזון שלכם והרצון שלכם להתפתח יחד איתם. זוהי הנקודות פתיחה שלכם לעסק מצליח משמעת עצמית דוגמא אישית והכל בעקביות.
הגדרת החזון והסטנדרטים הינה נתבך חשוב בכל הקשור לפעילות השותפת. היא ההגדרה וקו המנחה של כל הערכים והשיטה התפעולית היא משפיעה על החוויה, השירות, והמוצר. ומשליכה על הציפיות של הלקוחות, ברגע שנחרוג מהציפיות מלמעלה ומלמטה, נצור חוויה שלילית ולא עקבית בקרב הלקוחות. על כן מחובתנו להגדיר סטנדרטים באיכות המוצר, אופי השירות, וסוג החוויה ולהנחות את העובדים בהתאם עליהם להכיר בכך ולפעול בהתאם מבלי לחרוג.
• בצעו הערכת מצב בחינת כמות ואיכות אנשי הצוות הדרושים לתפעול העסק.
לאחר שריכזנו והבנו מה הן המשימות התפעוליות, צורת מבנה הארגון שלנו, החזון והסטנדרטים חוויה, מוצר, שירות. עלינו לבחור את הפרופילים המיועדים לכל תפקיד במסעדה, מבחינת כישורים, זמינות, וניסיון תעסוקתי. בנוסף עלינו לנתח את כמות העובדים הנדרשת למערך התפעול של המסעדה, על הצד הטוב ביותר. להגדיר את שעות הפעילות של העסק, לבחון מה הן הימים והתקופות החזקות, ולארגן צוות בהתאם (מצבה תקינה).
• בצעו אפיון מקצועי של המעומדים לתפקיד בחינת כישורים ותקופת ניסיון.
אפיון והתאמה של המעומדים לתפקיד. מומלץ לעשות שאלון התאמה המבוסס על מספר שאלות שהן תנאי הסף לתפקיד, לאחר מכן זמנו את המעומדים המתאימים לתפקיד. בצעו ראיונות עבודה ממוקדים, סננו את המעומדים הלא רלוונטיים.
מיון – בחנו מה הוא הפרופיל המקצועי שאתם מחפשים -ברמת ידע, ניסיון, יכולות, זמינות, מקצועיות, טווח השכר. בנו מודל (פרסונה) גיל, סטטוס, ניסיון, כל הפרמטרים שיובילו אתכם לאדם המתאים.בחרו את הפלטפורמה שאתם בטוחים שהמעומד שלכם מבלה (המעומד הפוטנציאלי(.
בצעו ראיון טלפוני קצר – למה ראיון טלפוני הוא חיוני לא פחות מפרונטלי? תנאי סף ציפיות שכר.
על מנת לחסוך זמן יקר גם שלנו, וגם של העובד הפוטנציאלי. מומלץ לשוחח קצת בטלפון להכיר, שאלון מפתח, שהוא בעצם ערכי הסף שלכם לתפקיד.
לא תמיד הקורות חיים של המעומדים שלנו משקפים את המציאות. לעיתים מגזימים או חוסכים במילים, שהן קריטיות בעבור התפקיד. לכן מומלץ לבצע שיחה קצרה של הכרות מינימלית בכדי להבין האם המעומד מספיק מתאים לשלב הבא.
ראיון פרונטלי הוא בעצם השלב שאנחנו בוחנים את המעומד, מומלץ להגיע עם שאלון אפיון קצר או ארוך איך שלא יהיה, זהו שלב קריטי לפני כניסה לתפקיד. בכדי לזהות אם ובכלל זה הוא המעומד שכיוונתם אליו, ראיון מדויק יחסוך לכם עוגמת נפש בהמשך תהליך הקליטה.
קליטת המעומד – תחשבו שהגעתם לחתונה והקבלת פנים הייתה לא משהו.
איך תרגישו" אני מאמין שיהיה קשה לכם לצעוד קדימה.
גם במקרה שבאמת יש לכם מה להפסיד, אבל הפתיחה הייתה גרועה
כנקודת פתיחה עלינו לתכנן את כניסתו של המעומד הפוטנציאלי לתפקיד
המפתח להצלחה והמשכיות .
זה יכול להתחיל מקבלת ביגוד, סיור במסעדה, כמה שעות שיראה איך העסק מתנהל, לתת לו לטעום מהאוכל, לבחון את הסביבה, להכיר את הצוות עוד לפני שהוא נגע בסכין או הרים מגש.
סדר הפעולות קליטת עובד חדש.
- סיור במקום העבודה.
- כמה שעות בסרוויס קצת השראה מבט על איך העסק מתנהל.
- הכרות עם הצוות, והמנהלים.
- הכרות סביבת העבודה (המחלקה בו הוא משובץ).
- להכניס את העובד בשעת לחץ לראות איך הצוות מתנהל.
- קבלת ביגוד וציוד.
- הדרכה תאורטית.
- מספר ימי הכשרה עם אחד העובדים.
- כניסה למשמרות עם נפח עבודה סבירה (הסתגלות.(
- תרגול, תרגול, תרגול.
הגדירו לכם זמן לתקופת ניסיון וזמן הסתגלות במערכת .
תקופת ניסיון היא בעצם השלב שאנחנו בוחנים את המעומד הייטב, איך הוא מגיב לסיטואציות, איך הוא משתלב אצלנו בעסק, אני אישית ממליץ לכל מסעדן להכין תוכנית מסודרת, שהיא בוחנת את היכולות של המעומד בצורה מקסימלית, אחל משלב השיבוץ בסידור עד המגע באוכל.
לאחר שבוע תבינו אם המעומד מספיק מתאים לכם, אני לא ממליץ למשוך מעומדים שלא מתאמים או שאתם בספק אם הם מתאימים, והסיבה היא פשוטה הכשרה של עובד עולה לנו ביוקר, (זמן, וכסף)
אני מניח שאנחנו לא מחפשים עובדים לטווח קצר או לסתום חורים, חשוב לנו להשקיע בהם ולמקצע עד כמה שאפשר לאפיק את המירב. להכשיר עובד בצורה טובה, שיכול לענות לנו על כל הצרכים, לוקח בסביבות שלושה חודשים.
תוכנית ומסלול הכשרה לכל מועמד .
בנו תוכנית הכשרה ממוקד לכל מעומד בכל מחלקה ותפקיד במסעדה, צרו מסלול הטבות ומדרגות שכר ושמרו על יציבות, תהפכו את העובדים שלכם למעריצים ושגרירים של המסעדה. שאני מתכוון למשמעת אני לא מתכוון לצבא.. העובדים שלכם בסטטוס של אזרח, את הצבא שלהם הם סיימו, הרעיון של משמעת היא תקשורת בין אישית בין העובד למנהל, הבנה מינימלית של איך הדברים צריכים לעבוד, המסר צריך להיות קליט, ברור, והכי חשוב לעקוב אחרי הדברים, ולנווט בהתאם.
אני לא אוהב דוגמאות אבל הפעם אני חייב!
תחשבו אני באמצע סרוויס והמלצר היה צריך לצאת לצרכיו או לשיחה דחופה, מבחינתו זה לגיטימי והאמת שכן, אך הוא לא הודיע לאף אחד מאנשי הצוות השולחנות נשארו ריקים ללא נותן שירות, אני מאמין שהחוויה של הלקוח תפגע!! אך מה לעשות אני חייב לצאת אין דרך אחרת, אבל את הלקוח בטוח זה לא מעניין.
איך תגיבו ? אני בטוח שיתכן והעובד לא יסיים את המשמרת.
כן אבל מה הוא השם לא הגדרתם לו איך לפעול בסיטואציות מסוג זה.
זה בעצם משמעת העברת מסרים ותקשורת, ללקט את כל הסיטואציות ולהעביר לעובדים את המסר איך לפעול, מה עושים, מתי יוצאים, איך מתלבשים, איך פונים להגדיר להסביר ולהדריך, שיחות על בסיס שבועי, להדריך ולהעיר בעקביות על מה שהוסבר, והכל בצורה מתונה.
לסיכום : בלי משמעת לא נוכל להגיע לאמון ובטוח לא למקצועיות.
הצוות חייב לסמוך עליכם ואתם עליו בניית אמון :
הצוות צריך לסמוך עליכם, הכל מתחיל בדוגמא אישית, תחשבו שאתם מלווים פעוט, בכל זמן נתון הוא בודק את הגבולות שלנו, איך אנחנו מגיבים לכל סיטואציה, כך העובדים שלנו. במיוחד בשלושה חודשים הראשונים של ההכשרה, תשרישו מקצועיות, הוא יאמין ימשיך וינחיל את הדרך, לעובדים הבאים אחריו.
האמון נוצר רק ע"י דוגמא אישית, הקשבה יחס אישי, אצלת סמכויות, הטלת משימות, תראו לעבוד שאתם סומכים עליו.
הגיע הזמן לתאכלס מקצועיות ופרקטיקה!
איך הופכים למקצוענים? מקצוענות היא בעצם שילוב של תכונות ופרקטיקה.
איך המטבח או צוות המסעדה שלנו יכול להפוך כל סרוויס לחוויה ולא לנטל?
התשובה היא פשוטה ע"י תרגול, למידה תאורטית, תחקירים מאירועים וסיטואציות (ספר מנהלים)
תרגול פרקטיקה, תשומת לב לדברים הקטנים.
ככה כל תרחיש הופך להיות חלק מהסטנדרט, המענה נמצא בשלוף, מכירים כל סיטואציה, יודעים לתת מענה בכל שלב, הסרוויס והלחץ הן חלק מהסדר יום שלנו.
אנחנו תמיד נהיה בבקרה מלאה, נדע לתמרן ולשלוט.